Resumen de activos

ÁREA

Lo que hay que atender

Ordenado por prioridad

Urgenteresolver yaRevisaresta semanaOpcional

¿En qué está el valor?

Parte del valor total que representa cada categoría

Valor por categoría

Cuánto vale hoy cada grupo, cuántos activos tiene y qué parte del total representa

Actividad reciente

Lo último que se registró en el sistema

Inventario

La lista completa de bienes. Haz clic en cualquier activo para abrir su ficha con todo su historial.

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CATEGORÍA

ÁREA

UBICACIÓN

RESPONSABLE

ESTADO FÍSICO

FACTURA

CALIDAD DEL DATO

Activo	Ubicación	Responsable	Estado	Valor actual	Valor en libros

Depreciación

Cuánto valor han perdido los activos por uso y tiempo, a la fecha de corte (arriba a la derecha).

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CATEGORÍA

ÁREA

AÑO DE COMPRA

SITUACIÓN

Categoría	Con factura	% anual	Vida útil	Valor facturas	Dep. acumulada	Valor en libros	Gasto mensual

Gasto de depreciación por año

Lo que se cargará al gasto cada año con los activos actuales

Año del corteProyección

Asiento contable del mes

Un mes completo, según los filtros

Cuenta	Debe	Haber

Glosario

Valor de compraLo que costó. Es la base del cálculo.

% anualLo que se pierde cada año. 33,33 % = 3 años.

Depreciación acumuladaTodo lo depreciado desde la compra.

Valor actualCompra menos depreciación: lo que vale en libros.

Detalle por activo

Activo	Factura	Valor factura	% anual	Vida útil consumida	Dep. mensual	Dep. acumulada	Valor en libros	Situación

Registrar activo nuevo

El % de depreciación y la frecuencia de mantenimiento se asignan según la categoría. Los campos con * son obligatorios.

1

¿Cómo llegó el activo?

N° de factura RUC del proveedor Nombre del proveedor Clave de acceso (49 dígitos)

2

Datos del activo

Categoría Tipo de activo Área Código Marca Modelo N° de serie Especificaciones Valor de la factura (sin IVA) Valor actual estimado Fecha de la factura Ubicación Responsable Estado Observación

Compras registradas

Usa “Registrar factura” en los activos que aún no la tienen para empezar a depreciarlos.

AÑO

CATEGORÍA

ÁREA

SOPORTE

Fecha de compra	Activo	Código	Responsable	Soporte	Valor

Responsables

Quién cuida cada activo. Abre una tarjeta para ver sus bienes e imprimir el acta de entrega.

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ÁREA

UBICACIÓN

CATEGORÍA DE ACTIVO

ORDENAR POR

MOSTRAR

Compromisos del responsable

Usar los bienes solo para el trabajo · Avisar en 24 horas si algo se daña o se pierde · No mover nada sin orden de movimiento · Devolver todo al salir de la empresa, con acta, antes de la liquidación.

Movimientos

Cuando un activo cambia de oficina o de responsable, se presta o sale a reparación. Al guardar, el activo se actualiza.

+

Registrar movimiento

Activo Tipo Fecha Desde Hacia Responsable actual Nuevo responsable Fecha de regreso (si aplica) Autorizado por Motivo

TIPO

DESDE

HASTA

RESPONSABLE

Fecha	Activo	Tipo	Desde → hacia	Responsable	Autoriza	Motivo

Mantenimiento

Qué ya debió hacerse, qué viene pronto y qué equipos reportan problemas. Al registrar un mantenimiento se calcula el siguiente.

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CATEGORÍA

ÁREA

RESPONSABLE

VER

Activo	Ubicación	Responsable	Último	Siguiente	Situación	Detalle

+

Registrar mantenimiento hecho

Activo Tipo Fecha Técnico o empresa Costo ¿Alarga la vida del equipo? Trabajo realizado

Categoría	Qué se hace	Frecuencia

Mantenimientos registrados

Fecha	Activo	Tipo	Costo

Bajas

Retirar de la contabilidad un bien que ya no sirve, se perdió, se vendió o se donó.

Si el activo tiene factura y aún le queda valor en libros, esa cifra se registra como pérdida; si se vende, la diferencia con el precio de venta es la utilidad o pérdida. Un activo sin factura no está en libros: su baja no genera pérdida contable.

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ÁREA

CATEGORÍA

CRITERIO

Activo	Ubicación	Compra	Estado	Valor en libros	Motivo

+

Registrar baja

Activo Motivo Destino Fecha de baja N° informe técnico Precio de venta (si aplica) Autorizado por

Bajas registradas

Fecha	Activo	Motivo	Destino	Valor en libros	Venta	Resultado

Antivirus y respaldos

Que cada computadora esté protegida y su información copiada en el NAS Synology. Usa "Registrar" en cada equipo.

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ÁREA

RESPONSABLE

PROTECCIÓN

TIPO DE EQUIPO

Equipo	Responsable	Ubicación	Antivirus	Licencia vence	Último escaneo	Respaldo en NAS

Respaldos recomendados

Qué se respalda	De dónde	A dónde	Frecuencia	Copias

Regla 3-2-1: 3 copias de la información, en 2 lugares distintos (NAS y disco USB) y 1 fuera de la oficina. Una vez al mes, prueba que la copia sí se recupera.